Jak pracować efektywniej ale nie ciężej?

Jak pracować efektywniej – codziennie stajemy przed koniecznością podejmowania najróżniejszych decyzji. Mamy do wykonania setki przeróżnych zadań. Wszystko to wymaga nie tylko naszej uwagi i energii, ale także czasu.

Niestety nie są to rzeczy nieograniczone, ale często wręcz deficytowe. Każdy z nas ma do dyspozycji tyle samo czasu – 24 godziny na dobę i to od nas samych tak naprawdę zależy to, w jak bardom efektywny sposób go wykorzystamy. Zdarza się tak, że marnujemy sporo czasu i energii, nie wiedząc, że można wykonać pewne zadania szybciej i łatwiej. Jak najbardziej warto zainteresować się zasadą work smarter not harder, czyli pracuj mądrzej a nie ciężej.

Jak pracować efektywniej – przestań marnować swój czas i energię

Już samo planowanie zajmuje sporo czasu, ale warto robić listy zadań i ustalać priorytety, co w efekcie ułatwi nam zadanie. Jest to świetna opcja w przypadku braku możliwości zrobienia danej rzeczy od razu.

Jeśli zajęcie się daną sprawą w tym momencie nie zajmie nam więcej niż do 10 minut, to najlepiej jest przystąpić od razu do jej wykonania lub natychmiast wyznaczyć konkretny termin na upranie się z nią.

Na liście zadań do wykonania powinny znaleźć się w pierwszej kolejności te o najwyższym priorytecie i to właśnie na ich realizacji należy się skupić, po czym przejść do następnych. W czasie ich wykonywania należy poświęcić im całą swoją uwagę, nie odrywając jej od nich ani na chwilę. Kolejną wskazówką jest rozpoczynanie od trudnych i nieprzyjemnych spraw znajdujących się na liście. Wymagają one najwięcej wysiłku i najbardziej zakłócają spokój.

Jak pracować efektywniej – mądra praca popłaca

Odkładanie na później skomplikowanych i niewygodny spraw przyczynia się do tego, że wraz z upływem czasu trudniej jest się z nimi zmierzyć.

Jeśli nie zamierzamy poświęcić danej sprawie swojej uwagi w danym momencie, to szkoda marnowania czasu na przeglądanie związanych z nią dokumentów. Ważną kwestią jest również zachowanie porządku w miejscu pracy. Bez wątpienia należy zadbać o uporządkowanie biurka i wyrzucenia wszystkich niepotrzebnych rzeczy.

Z kolei potrzebne przybory i narzędzia powinny znajdować się w zasięgu ręki. Konieczne jest także posegregowanie papierowych dokumentów, umieszczając je w oznaczonych teczkach. Nie ma też sensu gromadzenie niepotrzebnych dokumentów w teczkach i segregatorach – czas najwyższy się ich pozbyć.

Porządek powinno zrobić się również w komputerze, tworząc i nazywając foldery/katalogi/pliki. Pomocne jest używanie nazw takich jak podręczne, w realizacji, pomocnicze i archiwalne. Maile należy z kolei segregować na bieżąco, przenosząc je do konkretnych folderów czy do kosza oraz zaplanować czas odpowiadania na nie. Należy wyłączyć również wszystkie rozpraszacze w postaci powiadomień dźwiękowych i wizualnych.